Loven stammer fra 1955 og starten på Cyril Northcote Parkinson artikkel idet engelske tidsskriftet The Economist: ”Work expands so as to fill the time available for its completion.” Det er ingen sammenheng mellom hvor lang tid en arbeidsoppgave tar, og oppgavens omfang. Det er ingen sammenheng mellom hvor mye penger eller ressurser en arbeidsoppgave tar, og dets omfang. En arbeidsoppgave vil alltid sluke de ressurser som er tilgjengelig, og litt til. Dette er et fenomen som vi alle lett kan gjenkjenne fra vår egen hverdag. For å sikre at du kan levere, legger du inn en buffer i tid og kost. Du legger inn litt slakk. Hvor ofte blir bufferen stående ubrukt? Vi i IT- bransjen har institualisert dette ved at alle estimater multipliseres med 2 eller mer. IT- prosjekt som kommer inn under budsjett er allikevel sjeldent.
Parkinsson påpeker at papirarbeid spesielt er utsatt for denne elastisiteten. Det vil si byråkrati. Byråkrati er virksomhet innenfor privat eller offentlig sektor som ikke skaper noe verdi, men som først og fremst har som oppgave å involvere seg i andres gjøren og laden. Antall byråkrater i en organisasjon vil over tid øke. Det er en misforståelse, mener Parkinsson, at dette skyldes et økende volum av arbeid, eller et økende etterspørsel. Det er heller ikke slik at byråkrater er late eller utfører sine oppgaver uproduktivt. Allikevel blir de flere og flere byråkrater, som samvittighetsfullt og disiplinert løser sine oppgaver. For å eksemplifisere bruker han statistikk fra den engelske marine i årene 1914 til 1928.
1914 1928 Increase or decrease Capital ships in commission 62 20 -67.74 % Officers and men in Royal Navy 146,000 100,000 -31.50 % Dockyard workers 57,000 62,439 + 9.54 % Dockyard officials and clerks 3,249 4,558 +40.28 % Admiralty officials 2,000 3,569 +78.45 %
I perioden etter første verdenskrig, ruster marinen ned fra 62 til 20 slagskip, antall menn i aktiv tjeneste synker med 31,5 %. I samme periode øker antall byråkrater i marineledelsen med 78,45 %. Vi ser her en slående likhet dagens Norske forsvar. Ulike kostnads program har kuttet hardt i antall aktive soldater som kan utplasseres for eksempel i Afghanistan, mens antall personer knyttet til logistikk funksjoner og ulike SAP prosjekt øker måned for måned.
Parkinsson forklarer fenomenet rundt et stadig voksende byråkrati ved 2 samspillende faktorer.
- Man ønsker alltid å øke antall underordnede.
- Byråkrater skaper arbeid for hverandre.
”Vi er overarbeidede, jeg kan ikke huske sist vi hadde hodet over vannet. Den eneste måten å løse dette på er ved å tilføre mitt område ytterligere ressurser. Forsinkelsene i inneværende periode indikerer klart at vi er underbemannet.” Samtidig, for hver byråkrat som blir plassert inn i en organisasjon, så får man en ny røst som skal høres. For hver ny organisasjonsenhet, et nytt behov for et koordinerings utvalg, og en ny stopp på høringsrunden. Alle ansatte og enheter er unike, og trenger derfor sine spesielle ansvarsområde. Jo fler spesialister, desto større behov for koordinering. I en tids studie utført i en enhet hos en større IT organisasjon fant man at de ansatte brukte mer enn 50 % av sine samlede arbeidstid i formelle møter, til sammen mer enn 80 % av sin tid på kommunikasjon, og under 3 % av sin tid på å produsere leveranser.
Parkinsson analyse gir et bra innblikk i hvorfor organisasjoner vokser. Jeg tror allikevel en ytterligere forståelse kan nås ved å betrakte våre egne individuelle psykologiske behov. Mennesket har et grunnleggende behov for oppleve sitt liv som meningsfylt, likeså sitt arbeidsliv. Hvis vårt arbeidsliv ikke er meningsfylt, ja så fyller vi det med mening. Vi har alle et behov for å føle at vårt arbeid er viktig, at det har en betydning. Vi har alle også et behov for å skape resultater innefor vårt arbeid. Vi har ikke minst et behov selvverd, å føle oss mer dyktig enn gjennomsnittet (Se f.eks: Unskilled and Unaware of It: How Difficulties in Recognizing One's Own Incompetence Lead to Inflated Self-Assessments av Justin Kruger and David Dunning).
I mine ungdomsår hadde jeg sommerjobb på posten; når pakkene var sortert, trakk vi et lettelsens sukk og satt oss ned for å spille kort. For øyeblikket er jeg også tom for jobb, jeg venter på at prosjekt skal starte. Hvordan reagerer jeg nå? Jeg blir frustrert. Jeg blir usikker. Er jeg ikke lengre med i de fora der ting skjer? Er det ikke behov for meg? Er jeg ikke lengre viktig? Jeg blir sittende fjetret å se på innboksen, der det i løpet av dagen tilsammen har kommet inn 3 e-poster. Kroppen føles rastløs. Hvorfor er jeg ikke lengre i stand til å nyte disse periodene der det er mindre å gjøre, eller som faktisk er helt tomt for arbeid? Er jeg blitt fysisk avhengig av stresshormoner som Kortisol og Adrenalin, er det abstinens jeg opplever?
Løsningen på en slik usikkerhet blir ofte at man ”finner noe å gjøre”. Kreative ansatte som finner noe å gjøre, er noe av det farligste som finnes. Den enkleste måten å ”finne noe å gjøre” er å involvere seg i andres arbeide, vi kaller det ofte hjelpe man det dreier seg ofte om å kontrollere. Siden vi alle mener vi er bedre enn gjennomsnittet har vi jo også en selvsagt rett til å kontrollere våre mindre erfarene kollegaer, det er faktisk vår plikt. En av de mest utspekulerte måtene å involvere seg i andres arbeid, det vil si forstyrre andres arbeid, er å utvikle metoder og rammeverk som skal effektivisere andres arbeid. Finne bedre måter å jobbe på. Hvordan kan vi tro at folk som står utenfor selve arbeidet, er bedre egnet til å definere hvordan arbeid skal utføres enn de som faktisk gjør jobben? Det er viktig for produktivitetsveksten i Norge at det blir mer kortspill på jobb, spesielt i offentlig sektor.
Når sa du sist nei til en arbeidsoppgave, eller til å ytre din mening? Pling, du har fått e-post. Noen lurer på hva du mener. E-posten er ikke direkte relatert til din nåværende stilling, men du har en kunnskap og meninger. E-posten er stilt til deg, og en del andre halvkjente mennesker i organisasjonen. Svarer du? Blir du litt beæret av at noen spør deg, av at de anerkjenner din kompetanse? Du vil vel være hjelpsom? Selvsagt svarer du, det gjør også alle de andre, etter en lang diskusjon frem og tilbake blir det raskt klart at et avklaringsmøte er nødvendig. Og sånn går no dagan. I løpet av kort tid er du involvert i det meste som skjer, du håndterer flere hundre e-poster daglig, du får aldri tid til å påbegynne evalueringen som din leder ba om. Hvert 2 minutt sier det pling. Vi trenger flere ansatte i vår funksjon!
Nøkkelen til å bli effektiv er ikke å jobbe fortere eller å produsere raskere. Men i klare å se, at nesten alt vi gjør er fullstendig uten verdi og mening. For så å stoppe alle aktiviteter som ikke skaper verdi. Hva ville skjedd hvis vi i morgen la ned statsforvaltningen? Produksjon av polititjenester, skole og helse ville fortsatt. Hvor lang tid ville det gå før noen merker en forskjell, bortsett fra stortingsrepresentantene som ville mangle stortingsmeldinger å diskutere? I diskusjonen av effektiv offentlig forvaltning er det nødvendig å stille oss spørsmål om vi faktisk trenger den? Hvis ikke vil vi få byråkrater som produserer enda mer papir, og forstyrrer oss enda oftere. Vi trenger flere hender i eldreomsorgen, ikke i papiromsorgen.
En lignende øvelse kan du gjøre personlig. Hvilke arbeidsoppgaver er jeg absolutt pålagt å gjøre? Hvilke av mine arbeidsoppgaver bidrar direkte til produksjon av tjenester etterspurt av våre kunder eller brukere? Er ikke arbeidsoppgaven pålagt eller beviselig verdifull, så stopp den. Vær sterk nok i deg selv, til at du stoler på at dine kollegaer er i stand til å gjøre sin jobb uten din hjelp. Håndter at verden ikke gir mening, uten å få eksistensiell angst. Slipp skuldrene ned, pust dypt ut, nyt roen og synet av kollegaer som jobber uforstyrret. En dag lander det en arbeidsoppgave ned på pulten din, da gjelder det å ha kapasitet og gjennomføringsevne til å fokusere fult og helt.
Ingen kommentarer:
Legg inn en kommentar